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Compte rendu CA du 15 janvier 2011

Objet : Compte rendu de réunion du Conseil d’Administration

Date : 15 janvier 2011

Heure : 13.30 – 17h30

Lieu : Maison des Associations, 22 rue de la Saïda, 75015 Paris

Ordre du Jour :

 

1-     Présentation de Me Jakubowicz

2-     Avocat

3-     Points adhérents / Trésorerie

4-     Fichier adhérent

5-     Commissions / Groupe de travail

6-     Cérémonies du 1er juin

7-     Réunion avec les JDI

8-     Dates CA et AG

9-     Association / Fenvac

10-  Projet de communication de Samira et Stéphane

11-  Recherches en mer / Point technique

Administrateurs présents :

Claude Declerck – Danièle Lamy – Gwenola Roger – Ophélie Toulliou – Samira Zerkane  – Jean Baptiste Audousset – John Clemes – Stéphane Declerck – Michel Gaignard – Laurent Lamy – Philippe Linguet – Fabrice Monteiro – Robert Soulas

Administrateurs excusés et ayant donnés un pouvoir :

Gaël Blondeau à John Clemes – Hilmi Zerelli à Samira Zerkane

Administrateurs excusés sans transmission de procuration :

Le quorum étant atteint, le Conseil d’administration peut valablement délibérer.

Jean Baptiste Audousset et Gwenola Roger sont désignés respectivement président et secrétaire de séance.

1) Procédure pénale avec Me Jakubowicz. Durée : 1h30/1h45.

Me Jakubowicz sera présent de 13h30 à 15h30 pour faire le point sur la procédure pénale, ainsi que répondre à nos questions multiples et diverses :

–         Procédure pénale : Les différentes étapes, le timing, la stratégie à adopter avec les moments clés de dépôts de demandes d’actes, de rencontres avec la JDI

–         Procédure pénale en France d’un point de vue général

–         Mémorandum AF

–         Procédure indemnitaire : Les différentes étapes d’un point de vue général et les dates clés

Les rôles : les familles se retrouvent dans une entité juridique, une personne morale, qui a la possibilité de se constituer partie civile,

Puis chaque famille indépendamment qui peut intervenir dans la procédure pour constituer un dossier civile. Les familles de victimes peuvent se retrouver dans le collectif.

Seules les familles qui auront sollicité le collectif pour la procédure civile et pénal pourront en bénéficier.

La procédure pénale : la recherche de la vérité. Procédure pour homicide par imprudence, l’instruction déterminera le responsable. Désignation de deux juges d’instruction. Le BEA est une procédure administrative qui n’a pas forcément de lien avec la procédure judiciaire.

L’enquête judiciaire : catastrophe internationale, en partance d’un pays étranger, qui a eu lieu dans une zone géographique inconnue. Le juge a recours à des experts. Le rôle du juge d’instruction est de garantir un jugement juste.

Le collectif propose de préparer la réunion au Palais de justice du 24 février 2011. Les membres de l’association doivent se regrouper au sein de la salle, les avocats également. Réaliser une réunion de préparation à ce titre. L’objectif est de montrer que l’association pèse numériquement et en solidarité, à l’égard des experts, des magistrats et des autres familles qui ne sont pas membres de la notre, afin éventuellement de les faire rejoindre l’association.

Le collectif recommande aux personnes membres de l’association qui ont des souhaits vis-à-vis de l’expertise d’en parler d’abord aux membres du bureau de l’association afin qu’elle soit débattue avant d’en faire une demande d’acte auprès de la juge d’instruction. Cela afin d’éviter des démarches administratives lourdes et contraignantes dans la procédure pénale.

Le dossier pénal sera consultable par le bais du collectif. Restera au bureau de l’association de définir environ trois membres qui accéderont au dossier. A définir, mais certainement en format informatique.

Il peut-être envisageable de faire appel à des experts techniques. L’association prendra contact avec eux afin d’étudier la possibilité d’une collaboration.

La procédure indemnitaire : c’est un aspect purement individuel. Le délai pour saisir les autorités judiciaires est de deux ans après l’accident.

2) Avocat : Durée : 15 mn

La convention proposée par Me Jakubowicz a été transmise au CA par mail pour lecture et proposition de modifications si nécessaire. Un temps sera consacré aux questions si nécessaire.

=> Après le vote suivant :

– Pour : 11

– Abstention : 2

– Contre : 2

La convention avec Me Jakubowicz est validée. Le CA autorise donc son président à signer la convention avec Me Jakubowicz.

NB :  Stéphane Declerck demande qu’un relevé détaillé soit transmis mensuellement.

Un relevé trimestriel a été proposé par Me Jakubowicz.

Pour la consultation du dossier pénal, il a été convenu avec Me Jakubowicz que la consultation se fera à son cabinet parisien en l’informant au préalable. En revanche, Me Jakubowicz souhaite un nombre restreint (3/4 personnes) d’administrateurs habilités par le CA à consulter le dossier.

Il est donc proposé que :

–         Laurent Lamy et Robert Soulas pour la technique

–         Stéphane Declerck et Jean-Baptiste Audousset pour le juridique

Soient habilités par le CA à consulter le dossier judicaire.

=> Vote :

– Pour : 15

– Abstention : 0

– Contre : 0

3) Points adhérents / Trésorerie. Durée : 5 à 10 mn

Lors de chaque réunion de bureau et de CA, un point sur le nombre d’adhérents et son évolution par rapport au dernier CA sera donné, comme la répartition par nationalité. De même, un bilan financier avec un récapitulatif des dons sera transmis.

Au 30/11/2010, on dénombre 115 adhésions dont 75 ré-adhésions et 40 nouvelles adhésions.

Au 31/12/2011, on dénombre 141 cotisations (81 ré-adhésions et 60 nouvelles adhésions) 2010/2011 et 22 donateurs.

Au 31/12/2011, l’association a un compte de 33102,49 €  dont :

– 4672 € de recettes (2100 € de cotisations, 1072 € de remboursement du buffet de l’AG par la FENVAC et de 1 500 € de dons depuis le début de l’exercice)

– 1644 € de dépenses (150 € d’internet / 1200 € de buffet / 294 € divers)

Afin de sensibiliser les adhérents à la nécessité de ré adhérer à l’association, une lettre sera rédigée par Danièle Lamy avant validation.

4) Fichier adhérent. Durée : 5 à 10 mn

La liste des membres avec coordonnées est l’unique propriété du CA et donc des membres du CA en exercice. Dès lors qu’un administrateur n’est plus au CA, il ne doit donc plus en avoir connaissance.

=> Vote : Les administrateurs s’engagent à ne pas utiliser le fichier adhérents pour communiquer avec les membres sans que le CA en ait donné l’autorisation pour une mission définie. Dans le cas contraire, l’administrateur pourra être exclu.

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

=> Vote : Dans le cas où un administrateur n’est plus au CA, il s’engage à détruire les versions de fichiers en sa possession et de ne pas utiliser le fichier adhérent pour contacter collectivement les membres de l’association (exemple : communication à des tiers, journalistes,…)

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

=> Vote : Dans un souci d’efficacité, il est proposé de désigner un administrateur pour le maintien à jour du fichier adhérents et des listes de diffusions (familles et amis). L’administrateur aura l’exclusivité de la charge de ce fichier (cela évitera l’existence de plusieurs versions de ce même fichier) :

– maintenir le fichier à niveau,

– vérifier la validité des adresses mails, ainsi que les coordonnées si nécessaire,

– contacter en cas de besoin les adhérents par téléphone ou par courrier,

– intégrer les nouveaux adhérents dans les listes de diffusion correspondantes (et de maintenir à jour ces listes)

Il est proposé que l’administrateur désigné soit Danièle Lamy pour raison évidente de proximité avec la maison des associations du 14ème pour relever le courrier.

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

5) Commissions / Groupe de travail. Durée : 10 mn

Les commissions, au nombre de 4, ont été crées suite à l’AG (article 17 des statuts). Les statuts de l’association mentionnent ce qui suit :

« Les commissions thématiques couvriront, sans être ni exhaustives, ni contraignantes, les domaines suivants :

– Communication et information.

– Mémoire et hommages aux victimes (cérémonie anniversaire, stèle,…).

– Technique aéronautique.

– Action juridique et lien entre et avec les avocats.

Chaque commission pourra comporter au maximum 10 membres. Ces membres feront connaître leur intention d’adhérer à une commission auprès du Président par courrier ou par courriel. Le bureau procédera à la nomination de ces personnes »

Ainsi, les différentes commissions se sont réunies et ont pu échanger par mail dès leurs créations. Aujourd’hui, nous constatons que, sauf très rare exception (2 personnes environ), seuls quelques membres du CA s’investissent réellement dans ces commissions.

De ce fait, plutôt que de maintenir le fonctionnement en commission thématique, il sera plus efficace et moins contraignant de fonctionner en groupes de travail de 3 ou 4 personnes maximum qui répondront chacun à des besoins spécifiques.

=> Vote :

Pour : 14

Abstention : 1

Contre : 0

Aussi, il est proposé également aux membres du CA de se prononcer dès aujourd’hui sur les groupes de travail suivants (possibilité d’intégrer d’autres thématiques…) :

–         Groupe de travail sur les recherches et la technique :

Michel Gaignard / Laurent Lamy / Robert Soulas

–         Groupe de travail sur la cérémonie du 1er juin 2011 :

Claude Declerck / Ophélie Toulliou / Stéphane Declerck / Gilles Lamy

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

6) Cérémonie du 1er juin 2010. Durée : 5 mn

Afin de réaliser une lettre à l’attention des membres de l’association sur les cérémonies du 1er juin 2011, le bureau a décidé de rencontrer AF pour connaître les modalités d’organisations possible. Ainsi, une réunion est en cours de planification avec AF pour le mois de janvier.

En parallèle de cette réunion, il est nécessaire que les administrateurs doivent commencer à faire des propositions sur l’organisation de cette cérémonie.

7) Réunion avec les JDI. Durée : 5 mn

La prochaine réunion avec les JDI est prévue le jeudi 24/02 à 14h30. A cette occasion, il est proposé d’organiser un moment de convivialité et d’échange avec nos membres le matin.

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

Réunir les familles dès 10h30 le matin, puis prévoir une arrivée commune le jour J.

Dans le cas où les administrateurs valident le principe d’une telle réunion, il est proposé d’en informer les membres dès à présent en leur confirmant les modalités ultérieurement.

Jean-Baptiste rédigera une lettre avant de la transmettre au CA pour validation

En parallèle, un groupe de travail doit être désigné afin d’organiser ce moment de convivialité dans les plus brefs délais.

–         Groupe de travail sur la réunion du 24/02/2011 (Organisation avec les membres) :

Danièle Lamy / Samira Zerkane / JB Audousset / Fabrice Monteiro

–         Groupe de travail sur la réunion du 24/02/2011 (Avocats) :

John Clemes / Laurent Lamy / Fabrice Monteiro / Robert Soulas

8) Dates CA et AG. Durée : 5 mn

Afin de planifier l’année à venir, les dates des CA et AGs doivent être fixés (propositions de dates) :

–         CA mars : 12/03 ou 19/03

–         CA mai : 14/05 ou 21/05

–         CA septembre : 03/09

–         AG  septembre : 17/09

Le choix se fera par Doodle. Danièle Lamy réservera ensuite la salle.

9) Association / Fenvac. Durée : 10 mn

Depuis le dernier CA du 13/11, de nombreux échanges ont eu lieu sur la Fenvac avec diverses attaques de certains administrateurs et notamment sur le fonctionnement et le financement de la Fenvac.

Pour rappel, la décision de l’adhésion de l’association à la Fenvac avait été prise lors de la 1ère réunion du CA le 12/09/2009. De plus, c’était une des conditions nécessaires à l’association pour obtenir l’agrément du ministère de la justice et pouvoir se constituer partie civile.

Enfin, l’association a pû être crée grâce à l’aide de la Fenvac et depuis la création de l’association, elle n’a eu de cesse d’aider l’association dans différents domaines et notamment pour l’obtention de différents RDVs qu’ils soient avec des représentants de l’état ou avec des experts permettant d’aider la commission technique.

Afin de clore ces échanges sur la Fenvac, l’ensemble des observations, questions et critiques récentes ont été transmises à son président, Pierre Etienne Denis (présent lors de l’AG constituante) afin qu’il y réponde officiellement par courrier avant le présent CA.

Il est donc soumis au CA les questions suivantes :

=> L’association renouvelle t elle son adhésion à la FENVAC à partir de cette année 2011 ?

Pour : 11

Abstention : 0

Contre : 4

=> L’association souhaite-elle avoir un ou plusieurs de ses représentants au conseil d’administration de la FENVAC, comme les autres associations membres, charge pour ses représentants d’informer le CA de l’association ?

Pour : 13

Abstention : 2

Contre : 0

Les questions ne seront pas remises au vote les années à venir sauf demande écrite et motivée d’un membre du CA.

10) Projet de communication de Samira et Stéphane. Durée : 45 mn

En préambule, un point est ajouté sur la communication avec la création d’une « Note d’Information ». Gwenola Roger les enverra à JB Audousset pour validation des infos confidentielles ou non puis les transmettra à Laurent Lamy.

Le projet dans son intégralité est retranscris ci-après. Le projet ayant déjà été mis à la connaissance de tous les administrateurs, un temps pour les questions sera proposé avant de voter.

NB : Les commentaires en italiques sont ajoutés par rapport au projet initial.

A)    Relance du comité de communication :

Animateur : un membre du CA avec un suppléant ; Nous nous proposons Samira et Stéphane pour animer ces actions.

Après discussion, il est proposé de créer un groupe de travail sur la communication avec :

– Samira Zerkane

– Stéphane Declerck

– Laurent Lamy

– Fabrice Monteiro

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

Idée : un suppléant permet d’avoir toujours une personne en cas d’absence du titulaire. Nous pourrions donc avoir également des suppléants pour les personnes du bureau avec les membres du CA qui ne sont pas au bureau et qui le souhaiterait. Ainsi cela pourrait :

– Garantir que les réunions du bureau sont au complet. Les suppléants pouvant y participer mais sans droit de vote.

– Faire participer les membres du CA qui souhaitent s’investir comme évoqué lors du dernier bureau.

=> Vote :

Pour : 1

Abstention : 0

Contre : 14

B)    Le site internet :

Mise en place de moyens d’informations complémentaires.

B.1) Le forum : un lieu de discussions entre membre

Créer un forum avec des items.

Laurent Lamy exposera brièvement le mode de fonctionnement du futur forum et répondra aux questions. Faute de temps, l’exposé sera réalisé par mail.

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

Proposition :

– Mémoire

– Recherche de la vérité

– Juridique

– Autres associations en lien avec la notre

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

Mise en place d’un modérateur :

– Désignation d’un membre du CA comme modérateur

=> Stephane Declerck se propose d’être le modérateur et Laurent Lamy le suppléant

=> Vote :

Pour : 14

Abstention : 1

Contre : 0

– Information à tous les membres de sa mise en place et de son mode de fonctionnement

(Idée : Cette information pourra être faite dans le mail demandant de vérifier individuellement les coordonnées de chacun des membres)

– Chaque membre doit faire une demande d’un identifiant. Il pourra donc être incognito et le bureau pourra être garant que tout intervenant est bien un membre.

Informations à communiquer par Laurent

– Pour sécuriser les accès il devra au préalable accepter une charte de bonne conduite ;

Ils pourront ensuite accéder et utiliser librement sachant que le CA pourra les retirer si non respect de la charte.

Informations à communiquer par Laurent

Garder les historiques.

Afin de completer les propositions sur le forum, le CA doit se prononcer sur le forum actuel de la fenvac qui est « inactif » :

=> Pour le forum de la fenvac, transfère t-on ce forum sur notre site pour archivage ?

=> Si oui, en donne t-on l’accès aux membres ?

=> Si oui, en donne t-on l’accès à tous le contenu ou supprime t-on des messages qui ne sont plus d’actualité ou plus souhaitables ? En effet, est ce qu’il ne faut pas demander aux membres qui ont laissés des messages s’ils veulent les conserver ou non ?

L’association n’a aucun pouvoir sur le forum initial de la Fenvac et aucune demande de transfert de ce forum sur notre site ne sera faîte.

B.2) Un historique des questions et réponses

Mise en place d’une rubrique « questions – réponses »

– Sur les items du forum (ou plus détaillés par la suite)

– Désignation d’un membre du CA comme modérateur

– Gestion de fichiers Excel (bloqués en lecture) reprenant les questions des membres et des réponses

– Création d’un lien pour déposer des questions et/ou réponses

=> Vote :

Pour : 14

Abstention : 1

Contre : 0

B.3) Lien vers les autres associations avec lesquelles nous avons un lien

Mise en place d’un lien sur le site permettant d’accéder sur leur site.

=> Vote :

Pour : /

Abstention : /

Contre : /

Non voté, à reporter à un prochain CA

B.4) Facebook

Groupe « Facebook » créer sous le nom : « Entraide et Solidarité Vol AF447 Rio-Paris du 1er Juin 2009 ».

Tous les accès ont été verrouillés à des fins de sécurité en attendant que le CA se prononce sur ce qu’il attend de ce nouveau moyen de communication et de son organisation à venir.

Déterminer les modalités de diffusion : Demande d’ajout « amis » en sélectionnant nous-mêmes les personnes que nous souhaitons inviter à rejoindre le groupe  ou profil du Groupe en mode « Public » afin de permettre a tous le monde de voir le Groupe sur internet (diffusion large) et de demander d’être ajouter ?

=> Vote :

Pour : 15

Abstention : 0

Contre : 0

Inclure une description générale rappelant la catastrophe et les objectifs du groupe sur Facebook.

Rajouter un « badge » ramenant au site web de l’asso

Ajout ou suppressions des droits en fonction de l’objectif recherché (communication extérieure)

Samira se propose d’animer ce compte (toujours après consultation du CA) et ainsi en assurer le suivi dépendant des informations que l’asso souhaite diffuser.

Un autre animateur membre du CA. Fabrice se propose d’être suppléant

=> Vote :

Pour : 14

Abstention : 1

Contre : 0

C)    L’information de la lettre bimensuelle :

Cette lettre d’info est bimensuelle (Trame et première lettre en cours de réalisation).

Dans celui-ci, nous pouvons proposer aux familles d’avoir un espace pour présenter un article qui sera validé par le CA avant diffusion.

=> Vote :

Pour : 4

Abstention : 3

Contre : 8

D)    La mise à jour du fichier des membres :

Idée : Nous pouvons mettre un article dans la lettre d’info concernant les deux démarches ci-dessous : « Vérification du fichier général » et « Constitution d’une liste de contact entre membre ».

D.1) Le fichier général interne à l’association

Idée : Donner l’info de cette démarche dans la lettre

Rappel, cette liste est confidentielle et la seul propriété de l’association.

– 1 : vérification des adresses mail ; Avec mailtester.

– 2 : vérification des coordonnées dans leur ensemble :

– Demande par mail de confirmer les éléments puis pour ceux qui n’auront pas donner de réponse

– Relance téléphonique

=> Pas de vote : Validé précédemment au point 4 du présent ODJ

Pour : 5

Abstention : 10

Contre : 0

D.2) La constitution d’une liste de contact entre membre avec leur accord individuel

Cette démarche est basée sur des demandes individuelles et des accords individuels pour constituer cette liste réduite.

La liste réduite sera diffusée à tous uniquement avec les éléments pour lesquelles les familles auront donné leur accord.

Idée : Il est également possible par famille de ne mettre qu’un contact qui sera le réfèrent de la famille.

Eléments communiqués pour ceux qui le souhaitent :

Mettre Obligatoirement

– Nom et prénom

– Lien de parenté, ceci afin d’éviter que des personnes communiquent de manière incognito

Donner leur accord item par item :

– Adresse mail (nous conseillons d’en créer une spécialement pour ces contacts)

– Téléphone

– Adresse

Non voté, à reporter à un prochain CA car nécessite discussion

LES POINTS SUIVANTS N’ONT PAS ETE ABORDES LORS DU CA FAUTE DE TEMPS :

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